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不同角色的高效沟通让项目管理事半功倍
更新时间:2021-08-03

  在项目管理中,如果说项目计划是整个项目管理活动的基石,那么沟通则是项目运行的加速剂。沟通贯穿项目的全生命周期,影响项目的进度和质量;沟通管理是项目管理的重要组成部分,也是项目经理必须要具备的能力。

  做好沟通管理,项目经理可以更加了解项目和项目成员,做出准确、及时的决策;同时,良好的沟通和交流还能够有效提高团队凝聚力、提高项目成员的工作积极性,从而提高工作效率和质量,帮助项目成功交付。而如果项目团队内的沟通管理没有做好,则可能出现信息传递不及时、进度延误、项目成员之间矛盾重重等隐患,从而影响项目的正常运转。

  项目经理在项目管理中主要起到“上传下达”的作用,沟通在其间贯穿全线,是项目经理的必修课。

  对项目经理来说,沟通对象主要有管理层、执行层和客户,此三者对项目管理的关注点不同,因此,项目经理需要根据不同的角色特征和关注点,做好针对性的沟通,提高沟通的效率和质量。

  管理类人员包括高层领导、PMO和部门经理或者资源经理,他们掌管项目的战略、资源和预算,一般不会深入参与到具体项目中,对项目的了解不会非常深刻。加强与管理层的沟通,可以帮助项目经理了解企业战略方向、获取项目资源与预算,也能让管理层更加了解和相信项目,从而获得更多的关注和支持,提高项目的成功率。

  执行层是负责执行和落实项目具体任务的人员,来自于企业的各个部门,拥有不同的技能和性格,直接影响着项目的进度。项目经理对执行层的沟通管理要分为两个方面,一方面按照执行人员的技能、经验进行科学安排项目具体的任务,并提高执行人员的配合度;另一方面,项目经理要对执行人员的任务完成情况有所了解,及时搜集进度反馈,并解决可能出现的风险或问题。

  对于一些乙方IT项目来说,项目经理还要和客户打交道。客户提出项目需求,检阅项目质量,并决定项目是否可以成功验收,可以说是握住了项目的命脉,项目经理需要处理好与客户的关系,了解其真实的项目需求,分析项目变更的本质和原因,如期推进项目成功上线,从而提高客户满意度和项目成功率。

  不管是对高层领导展示项目价值,以获取更多的资源和支持,还是监控和管理项目成员的任务执行,从而提高工作效率和质量,又或者是加强对客户的了解和交流,提高项目成功率,都绕不开一个关键要素——全面掌握项目信息。可以说,项目沟通管理的过程,就是对项目信息进行个性化处理的过程——项目经理要根据不同的项目角色特征,切换自己的角度和身份,用不同的信息来与之对话。

  在项目管理角度,这类“信息对话”并不仅仅是通过即时通讯工具的“聊天”,更多的是将项目信息数字化,进行“发布与反馈”,也就是信息化管理。

  如果企业的项目数量较多,几十个以上项目的,没有专业的项目管理工具支撑,项目经理的工作量会很大,沟通效率和质量都会大打折扣,不可能全面了解项目状态。因此,当企业发展到此阶段,需要搭建专业的企业级项目管理平台,借助专业的项目管理工具,做好沟通环节的信息处理,提高管理效能。

  管理层作为决策人员,关注的项目往往几十个甚至上百个,没有精力也没有必要了解某个项目的具体安排,如果项目经理在和管理层沟通时,传递的都是执行层面的零碎内容,管理层是无法从中获取有效信息的,也很难体察到项目经理的专业水平,后续如果项目出现变更或者延误需要资源支持,他们将会一头雾水,无法给与符合项目需求的帮助和支持。

  因此,项目经理需要提供给管理层能够帮助他们了解项目健康状态的信息。管理层关注项目,无非就是两个方面,一是项目的进度状况,二是项目的质量情况,项目经理通过在重大节点设置里程碑,定期汇报给高层领导这两个信息,既简洁又具有概括性,是非常符合项目经理与管理层之间“汇报—决策”这一行为模式的。利用一个里程碑视图,反馈项目的进度、上传相关交付物,面向管理层的信息沟通也变得简单高效。

  项目制下的团队不同于传统的部门团队,是由各个部门的人临时组建的,因此信息的传递和管理就有一定的难度,需要项目经理建立完善的“制定计划—通知计划—进度反馈”体系,打通各个环节,让信息更加透明和及时。

  制定计划:项目经理根据项目的具体要求建立详细的分解计划,每个任务都要指定责任人,并给出工期、开始时间、完成时间,如图2,发布公开透明的项目分解计划,是提高项目科学性的重要环节。

  通知计划:计划制定好了项目经理还需要及时将相应的任务情况通知给相关人员,通过信息化系统制定计划,在计划发布的同时,相关人员就会立即收到信息,方式是系统消息或邮件消息,如图3是通过系统待办的方式获取属于自己的项目任务和要求。

  进度反馈:任务安排下去之后就需要项目经理去进行即时的沟通,监督和管理执行层的工作进度,并最终反馈项目成果。而进度的反馈可以通过汇报项目工时来完成,如图4,将工作任务按项目进行量化汇报,项目经理后续的进度跟踪工作就会更加集中和系统化。

  项目经理与客户的沟通,主要是项目需求的沟通,但客户可能存在需求传达不清晰、技术水平与管理水平局限等问题,进而导致项目发生变更,影响项目的交付。

  面对需求变更的风险,项目经理不能“见招拆招”,而是要从最开始就警惕防范。在项目立项前,项目经理一定要和客户充分沟通项目需求,并以需求文档的形式进行确认,然后再基于需求文档制定相关计划、申请相应的资源。客户如果不具备相关技术背景,难免会提出一些不专业、无法实现的要求,面对这类要求,项目经理不能一味迁就,而是透过现象看本质,分析这个要求背后的真实需求是什么,然后采取相应的解决方案。

  客户提出变更一般都有先兆,比如某个对接的任务一直延误、某个阶段交付物总是被客户打回返工,在排除了项目成员的原因之后,项目经理就要考虑客户将可能会提出变更的可能性。

  高效沟通和全面掌握项目状态能够是促进项目成功的关键要素全年固定公式出肖专业的项目管理信息化系统,能够让项目的数据更灵敏、进度可跟踪,项目经理就能及时察觉到这种变更风险,提前防范。

  沟通管理是项目经理的必修课,项目经理需要了解项目本身和项目各方的特征与要求,对症下药,针对不同项目角色进行个性化沟通。

  对于管理多个项目的组织,需要专业的项目管理信息化系统,打通项目数据,连结项目协作各方,让沟通管理更高效。如借助工具制定面向管理层的里程碑计划,可提高管理层对项目的了解,做出科学的资源分配和项目决策;制定项目的分解计划并进行工时管理,项目经理与执行层之间的沟通会更加有序和高效;通过项目的进度反馈分析项目状态,可以有效获取项目变更风险,及时与客户交流。